Firmowa skrzynka mailowa

Firmowa skrzynka mailowa: Jak skonstruować adres e-mail?

Każda nowoczesna firma powinna posiadać profesjonalną stronę internetową, która jest podstawowym elementem kreowania e-wizerunku oraz istotnym czynnikiem składającym się na identyfikację wizualną organizacji. Strona www pozwala zaprezentować ofertę firmy nieograniczonej liczbie odbiorców, dzięki czemu łatwiej jest pozyskać wielu nowych klientów. Serwis internetowy to skuteczna forma promocji Twojego biznesu, która umożliwia łatwe i szybkie nawiązywanie kontaktu z klientami oraz partnerami biznesowymi. W komunikacji z odbiorcami istotną rolę odgrywa elektroniczna poczta firmowa. Przedsiębiorcy często nie zdają sobie sprawy, że forma adresu mailowego ma duże znaczenie w budowaniu wizerunku. Adres mailowy Twojej firmy automatycznie zapada w świadomości odbiorców, jest wizytówką firmy w Internecie.

Adres e-mailowy to adres poczty elektronicznej, który pozwala przesyłać wiadomości za pomocą sieci komputerowej, w tym Internetu. Adres poczty elektronicznej składa się z kilku elementów. Są to: identyfikator użytkownika, znak @ oraz pełna nazwa domenowa serwera poczty. Przykładem adresu e-mail będzie jan.nowak@mojafirma.pl , biuro@mojafirma.pl, czy mojafrma@onet.pl. Ostatni to przykład, jak adres e-mail nie powinien wyglądać.

Firmowy adres mailowy można utworzyć na bezpłatnym serwisie pocztowym lub w domenie firmowej strony internetowej. Zakładanie poczty firmowej na bezpłatnym serwisie to rozwiązanie często wybierane przez przedsiębiorców, którzy zwykle nie są świadomi, że forma adresu mailowego identyfikuje firmę i wpływa na jej postrzeganie przez klientów. Obecnie dostępnych jest wiele bezpłatnych serwisów pocztowych, które oferują założenie konta e-mail bez ponoszenia nakładów finansowych. Poczta bezpłatna to rozwiązanie, z którego skorzystać może każdy użytkownik. Decydując się na serwis darmowy musisz mieć na uwadze fakt, że wiele adresów mailowych jest już zajętych. Zatem podczas formułowania swojego unikalnego adresu może okazać się, że ten, który Cię interesuje, jest już zajęty przez inną firmę czy markę. Ponadto, posiadanie skrzynki formowej na bezpłatnym serwisie jest widoczne w Twoim adresie. Popularne rozszerzenia wskazujące na darmowy serwer pocztowy (wp.pl, vp.pl, onet.pl, gmail.com, buziaczek.pl itp.) nie są dobrze odbierane przez klientów. Tak skonstruowany adres poczty elektronicznej niewątpliwie wpływa negatywnie na wizerunek i wiarygodność Twojej firmy. Co więcej, wybierając takie rozwiązanie pamiętaj, że bezpłatne serwisy oferują Ci z jednej strony brak opłat za utworzenie i korzystanie z konta, ale z drugiej, musisz być przygotowany na dużą liczbę niechcianych reklam, które będą pojawiać się na poczcie. Profesjonalnym działaniem, wpływającym na korzyść firmy, jest założenie adresu mailowego w domenie firmowej strony www. Taki adres będzie z pewnością odbierany lepiej. Jeśli posiadasz firmową stronę internetową pod adresem www.mojafirma.pl, to dobrym rozwiązaniem będzie utworzenie firmowego adresu e-mail w domenie tej strony np. jan.nowak@mojafirma.pl. Tak zbudowany adres poczty internetowej będzie korespondował z adresem witryny, budując jednolity i spójny obraz twojej firmy w oczach klientów i kontrahentów.

Jak pisać wiadomości mailowe?

Korzystając ze środka komunikacji, jakim jest internetowa skrzynka pocztowa, warto przestrzegać kilku ważnych zasad pisania wiadomości e-mail. Po pierwsze, zawsze wysyłaj wiadomości z tytułem.Jednym z najcześciej popełnianych błędów przez internatów jest wysyłanie e-maili bez tytułu. Wiadomość pozbawiona tytułu świadczy o braku profesjonalizmu nadawcy, a jej odbiorca może potraktować taki przekaz jako nieistotny, umieszczając maila w koszu. To od nadawcy zależy, czy wiadomość e-mail zostanie przeczytana i potraktowana poważnie. Pamiętaj, że wysoko postawione osoby w firmie często uzależniają przeczytanie wiadomości od treści samego tematu. Tytuł wiadomości powinien spełniać również pewnie wymagania redakcyjne - nie może być zbyt długi, a jego treść powinna wyrażać istotę maila. Formułuj temat w sposób jasny, konkretny i zwięzły dla odbiorcy. Szansa, że adresat zapozna się treścią, będzie wówczas dużo większa.

Korespondencja e-mail to taki sposób komunikacji, w której należy ograniczyć się do istoty przekazywanej informacji. Unikajmy rozbudowanych opisów, przedstawiajmy informacje w sposób zwięzły i treściwy. Jeśli jednak konieczne jest zawarcie w wiadomości długiego i szczegółowego opisu, zadbajmy wówczas o odpowiedni układ treści i przejrzystość. W tym celu warto podzielić wiadomość na odrębne części tj. wstęp, rozwinięcie, zakończenie. By ułatwić interpretację maila należy jeden wątek poruszać tylko w jednym akapicie, tworzyć krótkie zdania, można również zastosować punktory do wylistowania kluczowych elementów. Opisane wyżej zabiegi redakcyjne niewątpliwie podniosą jakość wiadomości i umożliwią właściwą interpretację treści. Dbałość o przejrzystość e-maila dla odbiorcy świadczy o Twoim profesjonalnym podejściu.

Oczywiście nie istnieje uniwersalny schemat, według którego powinniśmy formułować wiadomości e-mail. Istnieją natomiast pewne zwroty, które należy zastosować w każdym liście, również w tym elektronicznym. Pierwszym zwrotem jest powitanie. Często w tym celu stosuje się „Witam”, lecz nie jest to zwrot elegancki. W powszechnej opinii „Witam” zakłada nadrzędność nadawcy wiadomości nad adresatem. Nawet jeśli między dwiema osobami istnieje relacja nadrzędności, to osoba nadrzędna nie powinna na początku rozmowy sygnalizować, kto jest ważniejszy. Jak zatem rozpocząć wiadomość? Najlepszym rozwiązaniem jest użycie zwrotu „Dzień dobry”, który jest uniwersalny i neutralny, akceptowalny do zastosowania niezależnie od pory dnia. Jeśli zwracasz się w mailu do osoby, z którą już wcześniej istniała znajomość, można użyć zwrotu imiennego np. „Szanowny Panie Janie”. Jeśli jednak wysyłasz wiadomość na imienny adres mailowy danej osoby po raz pierwszy, właściwe będzie posługiwanie się zwrotami „Szanowna Pani”, „Szanowny Panie”.

Pisząc wiadomość jako osoba reprezentująca firmę pamiętaj o stosowaniu języka bardziej formalnego. Zwracaj uwagę na poprawność językową. Błędy ortograficzne bądź interpunkcyjne są niedopuszczalne - źle świadczą od nadawcy.

Wysyłając wiadomości e-mail, zawsze upewniaj się, że adresujesz je do właściwych odbiorców. W oknie nowej wiadomości występują trzy pola adresatów - „do”, „kopia” oraz „ukryta kopia”. Należy rozróżnić przeznaczenie poszczególnych pól. W polu „do” (ang. to) wpisuje się głównego adresata wiadomości. Może to być jedna osoba lub grupa osób. Pole „kopia” (inaczej DW, do wiadomości; ang. cc, czyli carbon copy) zawiera adres e-mail osoby, która nie jest głównym odbiorcą wiadomości, ale powinna wiedzieć o jej wysłaniu i znać treść maila. Z kolei pole „ukryta kopia” (inaczej UDW, niewidzialna kopia; ang. bcc, czyli blind carbon copy) służy do umieszczenia w nim tych adresatów wiadomości, którzy powinni otrzymać jej kopię, ale których adres nie powinien być widoczny dla pozostałych odbiorców.

Kolejną istotną kwestią przy redagowaniu wiadomości e-mail jest profesjonalny podpis. Każda wiadomość wysyłana z firmowej skrzynki elektronicznej powinna zawierać podpis, w którym umieszczone są podstawowe informacje o nadawcy tj. imię i nazwisko, zajmowane stanowisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, adres pocztowy oraz adres strony internetowej firmy. Dodatkowo, w podpisie możesz umieścić także hiperłącza odsyłające do stron firmowych założonych w mediach społecznościowych np. Facebook, LinkedIn, Twitter itp. Umieszczenie odnośnika do profilu Twojej firmy w mediach społecznościowych może dodatkowo pełnić funkcję reklamową i promocyjną Twojego biznesu, a także ułatwić kontakt z potencjalnymi klientami.

Masz dodatkowe pytania?
Napisz do nas na kontakt@neofusion.pl